La notificaciones de eventos se hacen a través del sistema de Emails.
Para ello primero se debe crear un template de email que haga referencia a «Eventos» o usar un template ya existente. Para más información sobre templates de emails ver aquí.
El siguiente paso consiste en crear un email. Para mayor información sobre como crear emails ver aquí.
Durante el proceso de creación de email se debe seleccionar un template relacionado a eventos e ingresar el nombre del evento en questión en la casilla etiquetada «Evento». Esta es una casilla que se autocompleta, así que sólo se deben ingresar algunas letras del título y después seleccionar de las opciones disponibles.
Finalmente se deben agregar uno por uno los destinatarios del email. Estos destinatarios no se agregan automáticamente ya que los emails no son necesariamente generales para todos los asistentes al evento. O sea, se pueden tener que enviar distintos emails a distintas personas.
Para mantener información de a quienes se les ha enviado email se recomienda abrir el tab de «Participantes» en la página del evento y marcar persona por persona a quien se les ha enviado el email. Se recomendaría mantener dos ventanas del navegador de internet abiertas al mismo tiempo, una con el email y la lista de destinatarios, y la otra con los participantes. Cada vez que se agrega un destinatario al email se debería marcar al participante como que se le ha enviado el email.
Link a la invitación
Una parte importante que debe ser incluída en el template del email o en el email -si es que no existía en el template- es un enlace a la página de confirmación, donde el usuario deberá confirmar o no su presencia al evento y además puede agregar requerimientos especiales.
El link tiene que estar formado de la siguiente manera: www.fontagro.minimalart.info/node/[nid]/invite . Esto no es necesariamente el nombre que se muestra en el link, sino la dirección a la que se enlaza una vez que el link ha sido clickeado.
[Nid] es el ID del nodo y se relaciona automáticamente con el evento seleccionado en la lista en el momento de enviar el email. El NID puede ser obtenido editando el evento y es el número que aparece en la url despues de «node». Ej. En este link: https://fontagro.minimalart.info/node/6364/edit el NID es 6364
Confirmación de asistencia
Una vez que los participantes reciben el email y seleccionan el enlace de confirmación, estos son presentados con la ventana de login. Una vez logueados, el sistema redirecciona a estos usuarios a su invitación dónde ven dos campos:
- Un radiobutton que les deja seleccionar si participan o no del evento
- Una casilla de texto que les deja ingresar requerimientos especiales.
Nota: Usuarios del tipo Administrador o miembros del STA son presentados con toda la información de la invitación y no sólo estos dos campos.